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EDI : Echange de Données Informatisé

Les différentes innovations et inventions enregistrées dans les domaines de la technologie et de l’informatique ont entraîné une réelle révolution dans la façon de fonctionner des entreprises depuis de nombreuses années. Le système appelé EDI (Electronic Data Interchange), traduit en français par Echange de Données informatisées, s’est imposé comme un puissant facteur du fonctionnement numérique des entreprises. C’est l’un des piliers de la digitalisation des entreprises pour qui la paperasserie devenait de plus en plus imposante et contraignante. Dans cet article, nous allons faire le tour sur l’EDI. Pour cela, nous allons expliquer son fonctionnement et présenter les différents avantages liés à son utilisation pour une entreprise. Bonne lecture !

Qu’entend-on par EDI ?

De façon simple, l’EDI peut être défini comme le système numérique qui permet l’échange par voie électronique, d’ordinateur à ordinateur, des données portant sur les différentes transactions d’une entreprise en se basant sur les réseaux et formats normalisés. Autrement dit, il s’agit de la digitalisation et de l’automatisation des échanges de données au sein d’une entreprise et entre partenaires commerciaux.

L’arrivée de l’EDI remplace le système classique qui était fait sur papier. C’est le sens premier de l’EDI. Ainsi, l’objectif est de faciliter les choses aux entreprises pour qui la paperasserie et les erreurs de saisies devenaient très pesantes et très coûteuses. L’EDI est donc utilisé pour l’échange des données internes des entreprises, mais aussi pour la communication et les échanges entre partenaires. Le système EDI a été créé depuis 1960.

Fonctionnement de l’EDI

L’EDI suit un fonctionnement simple que l’on peut regrouper en trois (3) étapes principales. La première concerne la préparation des documents à envoyer. Cela se traduit par le recueil et l’organisation des différentes données. Ainsi, il faut saisir les données via un ordinateur, exporter les données informatiques des bases et reformater les rapports électroniques en fichiers de données afin de créer des fichiers de sortie à traduire en norme EDI.

La deuxième étape consiste à transférer les données électroniques vers un logiciel de traduction, ce qui permet de convertir le format des données en format EDI. C’est une étape très importante qui demande en plus d’un logiciel EDI, l’expertise d’un professionnel en mapping.

La troisième et dernière étape consiste à se connecter et à transmettre les données EDI au client ou au partenaire. Il faut donc choisir un bon fournisseur de connexion internet afin de transmettre les documents ou données EDI. Il est aussi important de trouver les bons connecteurs EDI pour réussir l’opération.

Quels sont les avantages de l’EDI ?

L’EDI présente de nombreux avantages pour les entreprises, surtout celles qui font du e-commerce ou celles qui comptent des partenaires commerciaux à travers le monde. Ces avantages sont de plusieurs ordres. Nous pouvons les résumer en trois (3) points.

Fluidité et sécurisation des échanges

Le système EDI permet une fluidité et une sécurisation des échanges d’informations et améliore les délais de traitement de ces informations. Comparativement à l’échange physique ou papier, l’EDI offre plus de facilité à l’entreprise. Cela diminue donc l’intervention de l’homme et garantit la bonne réalisation des opérations comme la saisie des données et bien d’autres.

Un système économique

L’installation du système EDI est synonyme de la réduction des coûts administratifs liés au traitement des données. Une fois que le système de l’EDI est mis en place, toutes les dépenses liées à l’échange et au traitement des données de l’entreprise sont prises en charge par le système. Autrement dit, ces dépenses n’existent plus. C’est donc économique ! Il en est de même pour le stockage, l’achat et l’archivage de papier, et d’autres dépenses y afférentes.

Renforcement des liens avec les partenaires

Les entreprises qui l’ont essayé pourront en témoigner : l’EDI permet de renforcer les partenariats avec ses clients. En effet, le système EDI facilite et rend efficace l’échange des données entre partenaires, ce qui constitue un facteur déterminant dans la bonne collaboration.

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